O Módulo de Captura Automática de Notas Fiscais automatiza a entrada de notas fiscais no sistema, reduzindo lançamentos manuais e agilizando o processo de registro de despesas.
As notas fiscais podem ser capturadas por duas fontes independentes, que podem ser utilizadas de forma individual ou simultânea:
Focus API: realiza a consulta automática de NFe e NFSe mediante a configuração de um token por CNPJ.
E-mail de recebimento: realiza o processamento automático de arquivos XML e PDF enviados para o endereço de e-mail disponibilizado pelo Publi Cloud.
Importante: A disponibilidade das NFS-e recebidas por e-mail depende da integração do município ao sistema nacional. Somente notas emitidas no modelo nacional DPS podem ser interpretadas pelo sistema.
Configuração das Fontes de Captura
Focus API
Para utilizar a captura de documentos fiscais por meio da Focus API, é necessário contratar um plano de serviços da Focus NFe através do site Focus NFe.
Após a contratação, a Focus disponibiliza um token de acesso exclusivo para cada CNPJ. Esse token deve ser informado no sistema para habilitar a integração.
Com a integração configurada, ao executar a captura de notas fiscais, o sistema consulta a Focus API e importa automaticamente os documentos disponíveis para os CNPJs cadastrados.
E-mail de Recebimento
Além da integração com a Focus API, o Publi Cloud disponibiliza uma caixa postal exclusiva para recebimento de notas fiscais.
Os arquivos XML e PDF enviados para esse endereço são processados automaticamente pelo sistema e seguem o mesmo fluxo de vinculação e lançamento utilizado para os documentos capturados pela Focus API.
Essa opção é especialmente útil para empresas que não utilizam a integração com a Focus API ou que desejam complementar a captura de documentos fiscais por meio do envio direto dos arquivos.
Como Realizar a Captura de Notas Fiscais
Após concluir as configurações necessárias:
Acesse o módulo Captura Automática de Notas Fiscal.
Clique no ícone “Buscar Documentos”, localizado na barra de ferramentas.
O sistema busca os documentos fiscais disponíveis e exibe as notas fiscais encontradas na listagem.
Após a identificação dos documentos, o sistema vincula automaticamente as notas fiscais aos respectivos Pedidos de Inserção, Pedidos de Produção ou Despesas. Quando uma nota fiscal é reconhecida e associada ao documento correspondente, os lançamentos são gerados automaticamente no “Contas a Pagar”, de acordo com as configurações definidas para esse módulo.
Importante: Os arquivos PDF e XML da nota fiscal capturada ficam disponíveis na aba “Arquivos” da captura. Quando a captura for vinculada ou gerar um documento no Contas a Pagar, esses mesmos arquivos serão disponibilizados na aba “Arquivos Captura” do respectivo lançamento.
Exemplos de Documentos Capturados
Captura de Nota Fiscal com Vinculação a Pedidos de Produção ou Pedidos de Inserção
Ao capturar uma nota fiscal, o sistema segue uma sequência de validações para identificar automaticamente a origem do documento.
1. Inicialmente, o sistema consulta o Contas a Pagar.
2. Se for encontrado um documento com informações equivalentes, a captura é vinculada automaticamente a esse documento.
3. Caso não seja encontrada uma correspondência no Contas a Pagar, o sistema realiza uma busca nos Pedidos de Inserção e Pedidos de Produção.
4. Quando é identificado um pedido com fornecedor e valor equivalentes aos informados na nota fiscal, a captura recebe a situação "Identificado automaticamente".
Importante: Nesse cenário, a vinculação não é concluída automaticamente. É necessária uma ação do usuário para confirmar o reconhecimento da nota, realizar a vinculação ao pedido identificado e efetuar a geração do documento no Contas a Pagar.
Captura de Nota Fiscal sem Fornecedor Cadastrado
As capturas de fornecedores não cadastrados são destacadas na listagem com uma cor de fundo diferenciada.
Nesses casos, não haverá vínculo no Assistente de Fornecedor. Para realizar o cadastro, basta clicar em “Novo Fornecedor”. O sistema abrirá o formulário de cadastro em uma nova aba com os dados do CNPJ já preenchidos, permitindo ao usuário apenas validar ou ajustar as informações antes de concluir o cadastro.
Captura de Nota Fiscal com Vinculação com documentos de Previsão do Contas a Pagar
O Assistente de Contas a Pagar permite vincular manualmente uma nota fiscal capturada a um registro de Contas a Pagar.
Ao realizar um vínculo manual, os documentos disponíveis para seleção são exibidos de acordo com a Origem do Contas a Pagar selecionada na captura:
Mídia: exibe documentos das origens 1 - Mídia e 4 - Mídia Direto;
Produção: exibe documentos das origens 2 - Produção e 5 - Produção Direto;
Despesa: exibe documentos das origens 3 - Despesas, 6 - Despesa sem Apropriação e 9 - Despesas Direto;
Remessa: exibe apenas documentos da origem 8 - Remessa;
Devolução: exibe apenas documentos da origem 7 - Devolução.
No exemplo abaixo, é demonstrado o processo de vinculação manual utilizando uma previsão existente:
Para realizar vínculos manuais por meio do assistente, o usuário deve ter o recurso 99.6 - Gerar Contas a Pagar. Caso esse recurso não esteja habilitado e a captura não tenha um Contas a Pagar vinculado, o assistente permanecerá bloqueado.
Para desfazer um vínculo existente, o usuário deve ter o recurso 99.2 - Deletar Captura. Caso o recurso não esteja habilitado e a captura possua um Contas a Pagar vinculado, o assistente permanecerá bloqueado.
Além disso, as opções disponíveis no campo Origem do Contas a Pagar também são controladas pelos recursos do usuário. Sem o recurso 87.5, a origem Despesa não será exibida. Sem o recurso 49.5, as origens Mídia e Produção não estarão disponíveis para seleção.
Captura de Nota Fiscal com Associação Automática
Quando uma nota fiscal é capturada, o sistema verifica automaticamente se já existe um documento correspondente registrado no Contas a Pagar.
A associação é realizada de forma automática quando os seguintes dados da nota fiscal são iguais aos do documento existente: Documento, Série, Fornecedor e Valor.
Ao identificar uma correspondência exata entre esses campos, o sistema vincula automaticamente a nota fiscal ao documento do Contas a Pagar, eliminando a necessidade de intervenção manual e garantindo maior agilidade e precisão no processo.
Na coluna “Situação”, é exibido o resultado da identificação automática realizada pelo sistema durante a captura da nota fiscal:
Na aba Restrições do cadastro do usuário, é possível configurar a restrição por “Tipo de Fornecedor”.
No exemplo abaixo, o fornecedor Projetec Eventos é exibido inicialmente na listagem do módulo Captura Automática de Nota Fiscal.
Em seguida, no cadastro do usuário, na aba Restrições, é configurada uma restrição para o tipo de fornecedor "FP - Folha de Pagamento", ao qual o fornecedor está vinculado.
Após salvar a alteração, é necessário sair do sistema para que a nova configuração seja aplicada.
Ao acessar novamente o módulo Captura Automática de Nota Fiscal, os registros relacionados ao fornecedor Projetec Eventos não serão mais exibidos na listagem, pois ele pertence a um tipo de fornecedor definido como restrito para o usuário.
Importante: essa restrição é aplicada apenas aos módulos Captura Automática de Nota Fiscal e Contas a Pagar.
